Senin, 29 Desember 2008

Etika Menulis Email

. Senin, 29 Desember 2008
/show.js">

Cara Sampeyan menulis email merefleksikan banyak hal. Status Sampeyan di tempat kerja, cara Sampeyan bekerja, tingkat stres, bahkan kepribadian Sampeyan. Email, atau surat elektronik, merupakan cara berkomunikasi yang sangat penting bagi para atasan. Sebaliknya, email juga dapat disalahgunakan bila digunakan dengan cara yang salah. Berikut ini Kang Adek sajikan 10 dasar kiat menggunakan email yang baik.


1. Email bukan satu-satunya cara berkomunikasi
Email merupakan cara berkomunikasi yang cepat, mudah, serta dapat disimpan. Email sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dengan mengklik mouse. Tetapi email juga dapat menyesatkan para atasan untuk berpikir bahwa mereka dapat mengatur pegawainya hanya melalui email. Jadi, gunakan email secara bijaksana tetapi jangan mengatur perusahaan melalui email. Sampeyan tidak dapat mendekati semua orang yang ingin Sampeyan dekati hanya melalui email, karena kehadiran Sampeyan tidak dirasakan.

2. Tuliskan email secara pendek dan dengan kata-kata yang baik
Hindari menulis email yang sangat panjang. Melihat email yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Sampeyan harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Sampeyan tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.

3. Tulis isi email dengan jelas
Ungkapkan maksud Sampeyan dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Sampeyan tahu bahwa email Sampeyan sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.

4. Terbuka terhadap pertanyaan
Dukung pegawai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Dengan demikian memperlihatkan bahwa Sampeyan selalu terbuka bagi mereka.

5. Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung
Isi email yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat email Sampeyan agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Sampeyan pada waktu menulis email tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.

6. Batasi email humor
Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Sampeyan membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Sampeyan. harus menulis email yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan email yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Sampeyan

7. Lima menit antara waktu menerima dan membalas email
Waktu lima menit merupakan waktu yang wajar dalam menjawab email. Bila pada saat akan menulis email Sampeyan sedang marah, sebaiknya tunda dulu. Berdiri dari kursi kerja Sampeyan, jalan di sekitar ruang kerja atau lakukan sesuatu sebelum mulai menulis email kembali.

8. Setiap hari tentukan waktu untuk menjawab email
Bila Sampeyan sibuk, delegasikan kepada seseorang untuk menjawabnya (sekretaris atau bawahan Sampeyan yang lain).

9. Belajar menulis email yang baik
Menulis email yang baik memerlukan latihan. Email harus memiliki beberapa peran dalam komunikasi Sampeyan, apakah dengan para pegawai, teman usaha, atau dengan yang lainnya. Sampeyan harus menyadari, tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan Sampeyan secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberikan penilaian tertentu terhadap cara Sampeyan menuliskan email.

10. Gunakan bahasa yang baik
Hindari kesalahan mengetik dan penggunaan kata-kata yang berantakan serta kata-kata klise.


Related Posts by Categories



/show.js">

0 komentar:

:)) ;)) ;;) :D ;) :p :(( :) :( :X =(( :-o :-/ :-* :| 8-} :)] ~x( :-t b-( :-L x( =))

Posting Komentar

Silahkan tuliskan pendapat Sampeyan

 
Namablogkamu is proudly powered by Blogger.com | Template by o-om.com